KhoGameHub – Nền tảng chia sẻ game PC, console và phần mềm hữu ích

Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về loại hình dịch vụ này. Trong bài viết dưới đây, Diginext sẽ giới thiệu đến các bạn từ A-Z về tổng đài ảo: định nghĩa, tính năng, sự khác biệt so với tổng đài truyền thống, bảng giá, lợi ích khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo,…

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo hay còn được gọi với những cái tên khác như tổng đài điện thoại ảo, Hosted PBX, Cloud PBX, Virtual PBX,… là dịch vụ tổng đài điện thoại sử dụng công nghệ VoIP trên nền tảng điện toán đám mây. Người dùng có thể dễ dàng truy cập tổng đài mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị smartphone, laptop, máy tính để bàn,… có kết nối mạng internet.

Để sử dụng tổng đài ảo, doanh nghiệp thuê dịch vụ từ các nhà cung cấp tổng đài như Diginext và không cần phải tiêu tốn chi phí đầu tư hệ thống phần cứng phức tạp vì tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây.

Tính năng của tổng đài ảo

Tổng đài ảo nói chung và hệ thống tổng đài ảo Diginext nói riêng cung cấp một loạt các tính năng quan trọng nhằm tối ưu hóa quản lý cuộc gọi, tiết kiệm thời gian và chi phí, cung cấp trải nghiệm tốt cho khách hàng. Một số tính năng của tổng đài ảo như sau:

Định tuyến cuộc gọi: Tổng đài ảo có khả năng định tuyến cuộc gọi theo thời gian, theo thông tin nhân viên hoặc phòng ban cụ thể, dựa trên quy tắc được cấu hình trước đó. Tính năng định tuyến cuộc gọi giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả của việc xử lý cuộc gọi, tối ưu trải nghiệm khách hàng.

Ghi âm cuộc gọi: Giải pháp tổng đài ảo cho phép ghi âm cuộc gọi để tối ưu hoá quy trình làm việc, giám sát chất lượng dịch vụ, đào tạo nhân viên và giải quyết tranh chấp với khách hàng sau này (nếu có). Việc lấy ghi âm cuộc gọi từ tổng đài chỉ cần vài thao tác đơn giản, vô cùng dễ dàng và tiện lợi.

Chuyển hướng cuộc gọi: Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, các cuộc gọi được cài đặt chuyển hướng cuộc gọi đến các số điện thoại khác hoặc các nhóm nhân viên khác, chuyển hướng cuộc gọi từ điện thoại bàn sang điện thoại di động hoặc email, chuyển hướng cuộc gọi từ tổng đài sang thành cuộc gọi truyền thống nếu không có internet. Tính  năng này nhằm đảm bảo rằng khách hàng luôn được tiếp nhận và hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả.

Trả lời tự động (IVR): Tính năng này giúp tự động hóa quy trình và cung cấp thông tin cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Ví dụ, khi khách hàng gọi đến, tổng đài sẽ phát lời chào tự động: Cảm ơn quý khách đã gọi điện đến Công ty Cổ phần Công nghệ số DigiNext. Mời quý khách lựa chọn phím theo hướng dẫn sau, để gặp bộ phận kinh doanh nhấn phím 1, để gặp bộ phẫn hỗ trợ khách hàng nhấn phím 2… Sau đó, tổng đài sẽ tự điều hướng cuộc gọi đến bộ phận tương ứng.

Nhạc chờ (Music on Hold): Nếu nhân viên tư vấn đang bận, hệ thống sẽ phát nhạc chờ hoặc các chương trình khuyến mãi của công ty theo như cài đặt từ trước.

Mở rộng máy nhánh linh hoạt: Bất cứ khi nào doanh nghiệp muốn mở rộng thêm số lượng máy nhánh, tổng đài ảo đều có thể đáp ứng được một cách nhanh chóng với chi phí rất thấp mà không cần phải đầu tư thêm thiết bị phần cứng.

Tích hợp CRM: Tổng đài ảo cho doanh nghiệp được tích hợp với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) với mục đích cung cấp thông tin chi tiết về khách hàng, lịch sử cuộc gọi, lịch sử giao dịch, giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng và năng suất làm việc của nhân viên.

Đa dạng thiết bị sử dụng: Người dùng có thể nghe gọi dễ dàng trên máy tính để bàn, máy tính xách tay, điện thoại di động,… khi có wifi, 3G/4G mà không bị giới hạn chỉ có điện thoại bàn như tổng đài truyền thống.

Tổng đài ảo khác tổng đài truyền thống như thế nào?

Tổng đài ảo cho doanh nghiệp khác với tổng đài truyền thống ở nhiều khía cạnh. Thay vì phải đầu tư vào phần cứng đắt tiền và phức tạp như tổng đài truyền thống, tổng đài ảo hoạt động trên nền tảng điện toán đám mây giúp giảm bớt chi phí vận hành và bảo trì.

Bên cạnh đó, tổng đài ảo linh hoạt hơn, cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo nhu cầu sử dụng thực tế. Việc cài đặt và cấu hình cũng được thực hiện nhanh chóng, dễ dàng hơn, không cần tốn chi phí thuê nhân viên chuyên trách để quản lý.

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về sự khác biệt giữa hệ thống tổng đài ảo cho công ty so với tổng đài truyền thống thông thường:

Doanh nghiệp sử dụng tổng đài ảo có lợi ích gì?

Sử dụng dễ dàng: Tổng đài ảo không đòi hỏi nhân viên phải có kiến thức, kinh nghiệm về kỹ thuật, bất kể ai cũng có thể sử dụng được. Nếu gặp các trục trặc kĩ thuật, đội ngũ hỗ trợ của nhà cung cấp dịch vụ sẽ xử lý ngay theo phản hồi của khách hàng.

Tiết kiệm chi phí: Thay vì phải đầu tư vào hệ thống phần cứng đắt tiền, chi phí vận hành, doanh nghiệp chỉ cần chi trả khoản phí thuê dịch vụ tổng đài ảo theo nhu cầu sử dụng thực tế. Cước phí cuộc gọi của tổng đài ảo cũng rẻ hơn nhiều, tiết kiệm đến 70% so với cước phí cuộc gọi truyền thống thông thường.

Linh hoạt và mở rộng: Doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô theo nhu cầu sử dụng một cách nhanh chóng và linh hoạt mà không mất nhiều thời gian và không tốn chi phí lắp đặt.

Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Quá trình tương tác với khách hàng được tối ưu hơn nhờ các tính năng định tuyến cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, hiển thị thông tin khách hàng, lịch sử gọi, lịch sử tương tác. Điều này giúp gia tăng tăng mức độ hài lòng của họ.

Truy cập mọi lúc mọi nơi: Bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet đều có thể sử dụng tổng đài ảo. Điều này cho phép nhân viên làm việc từ xa hoặc trong các văn phòng phân tán, mang lại tính linh hoạt và tiện lợi cho doanh nghiệp.

Tích hợp với nhiều phần mềm: Hệ thống tổng đài ảo có thể được tích hợp với các phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm CRM,… giúp tối ưu hóa quá trình quản lý nhân viên và khách hàng.

Tổng đài ảo đang ngày càng trở nên phổ biến và trở thành một giải pháp quan trọng cho doanh nghiệp trong việc quản lý cuộc gọi và nâng cao trải nghiệm khách hàng với những lợi ích nổi bật như tiết kiệm chi phí, linh hoạt, sử dụng dễ dàng.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tổng đài ảo tại Hà Nội, giải pháp tổng đài ảo tại HCM hay bất kì tỉnh thành nào khác, đừng quên liên hệ ngay với Diginext – nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo hàng đầu Việt Nam.